Zpětný pohled na remote workshopy aneb co se bude hodit už napořád

Fáze 1: Sakra, jak to bude fungovat?

Dobře, musíme pracovat z domů. Jak to uděláme, když všechny workshopy jedeme fyzicky s lepíkama? Miro? Ok… První workshop odkládáme a jedeme si ho na dálku jen interně. Když je nejhůř, kolega nám zpívá písničku a my ostatní si u toho tančíme. Povzbudí nás to, uvolní atmosféru a buduje tým. Přeci jenom jsme na začátku projektu a na začátku nařízení zůstat doma.

Fáze 2: Ok, zůstáváme doma, pojďme to zkusit s klientem

Když začalo být jasné, že do kanceláří se jen tak nedostaneme a už vůbec ne ve větších skupinách, rozhodli jsme se zkusit online workshop i s klientem. Tady je pár tipů, co udělat, než vůbec začnete:

• Vše si zkoušejte předem: My si v podstatě celý workshop s klientem nejdříve nacvičili interně. Jak pracovat v Miru? Jaké metody použít? Bude více fungovat práce samostatně, nebo skupinově? Takto intenzivní přípravu při fyzickém workshopu rozhodně nezažíváme, ale bez ní by se nám ten onlajnový úplně rozsypal.
• I když pracujete “jen” s interním týmem, je dobré myslet na dodržování agendy a načasování dne. My na to ze začátku nemysleli a pak jsme se pěkně časově vezli. Když Vás nečeká hodinová cesta domů z práce, může to svádět k přetahování.
• Připravte si digitální pracovní plochu předem. A to jak na interní, tak i externí workshop. My třeba nepoužíváme šablony od Miro. Proto si předem připravujeme všechny “post-ity” a “flipcharty”, abychom v den workshopu už mohli jen sázet písmo a přemisťovat.
• Když selže připojení, spojte se “klasicky”, starým dobrým telefonem. Mít telefonní číslo všech se tedy hodí.

Fáze 3: Jedeme naostro aneb co se nám osvědčilo a co (ne)dělat jako facilitátor během workshopu

Celodenní workshopy byly před karanténou naším denním chlebem. Jasně, online nástroje jsme používali, ale vždy jsme byli všichni fyzicky na jednom místě. Tady je pár věcí, které jsme se naučili, když jsme se viděli jen na monitorech:

• Mějte na obrazovce vždy pracovní plochu a obrazovku s účastníky zároveň, případně mějte obrazovky dvě. Vnímání mimiky i na dálku je k nezaplacení.
• Sdílíte-li svou obrazovku, mějte kanál na komunikaci se zbytkem týmu někde stranou, protože nedokážete při prezentaci své obrazovky chatovat, nebo chat sledovat. To je věc k nezaplacení č 2. Interní ladění i v průběhu workshopu je velmi důležité.
• Online výstupy mají tu výhodu, že je máme všichni neustále na očích a můžeme si jimi kdykoliv brouzdat. Pokud toto chcete mít jako facilitator pod kontrolou, je lepší obrazovku v určitých okamžicích jen sdílet, protože se tak vyhnete brouzdání účastníků jinými směry, než potřebujete.
• Mluvte a popisujte. Na dálku je ticho záhadou, popište účastníkům, na co právě čekáte, co se děje a proč se z jejich pohledu zrovna teď nic neděje.
• Zvolte vhodné metody. Při posledním workshopu jsme pracovali hodně individuálně, to se následně poskládalo v týmu a zafungovalo to skvěle.
• Mějte místo na dotazy a připomínky, chat, a nechte někoho jiného v týmu, než toho, kdo zrovna facilituje, aby to ohlídal.
• Dejte účastníkům čísla, která pak určují jejich pořadí, když se mají k něčemu vyjádřit, nebo se zapojit. Malá vzpomínka na letní tábory, kdy jsme každý měli to svoje číslo a tak se počítali:)
• Odlehčete to. V online nefunguje takový ten chit chat, který člověk jede s účastníky o přestávkách. Na posledním workshopu jsme mu záměrně vymezili místo. Prostě se ptejte na cokoliv, co vás napadne.

Fáze 4: A co dál aneb když jste i nejste online

Když už se nám podařilo dotáhnout online workshopy téměř k dokonalosti, přišel další oříšek. Začal se nám míchat online a offline. Sedm účastníků jsme měli online, my byli taky online, ale tři účastníci byli v jedné místnosti. Dynamika skupiny fyzicky funguje nějak, v online zase jinak. A když máte pár lidí v jedné místnosti k tomu, vznikne takový hybrid. Zjistili jsme třeba, že je nutné sledovat každého zvlášť, klást důraz na to, aby při samostatné práci své nápady nediskutovali, když se to nehodilo, sledovat, jak spolu komunikují navzájem, a hlídat, že do brainstormingu připojuje nápady každý za sebe.

Jak se postupně vracíme do kanceláří, budou se fyzické offline skupinky zvětšovat. Zároveň ale bude trvat, než se sejdeme všichni a část se bude dál připojovat online. Tenhle hybridní on-off model je tak další výzva pro workshopování s klienty. Ale o tom až příště.