Harmonizujeme procesy LMC a Alma Group. Po úspěšné české misi míříme také na Slovensko

Do projektu jsme byli přizváni v červnu 2022, kdy jsme odletěli na seznamovací schůzku do Almy. A tady začala nová kapitola spolupráce. Úkol zněl jasně – zharmonizujte procesy Almy a LMC a naimplementujte v ČR jako největší entitě celé skupiny tzv. ERP (softwarový systém, který pomáhá řídit celý podnik, podporovat automatizaci a procesy ve všech odděleních). Měli jsme sice poměrně jasné zadání, ale záhy se ukázalo, že to nestačí. To co, funguje v jedné zemi a jedné společnosti, nemusí fungovat v jiné… Protože lidé.  

A tak jsme se pustili do práce: řídili jsme tým o 60 lidech napříč zeměmi a odděleními a vymysleli, jak nastavit komunikaci, abychom se efektivně posouvali. V rámci udržitelnosti a uřiditelnosti jsme projekt rozdělili do tří hlavních streamů – billing & sales, purchasing, cash management & payroll, finance & reporting. Zmapovali jsme všechny stávající procesy, na základě finské šablony nastavili podobu nových, mluvili jsme s desítkami uživatelů, abychom zjistili, co vadí, co chybí, co chtějí. A následně jsme se pustili do implementace. První verze byla na světě vcelku rychle a pak se šlo testovat. Bylo to velké, protože cílem bylo vzájemně integrovat a pro LMC lokalizovat celkem sedm (!) systémů. 

Přes všemožná úskalí a nepředvídatelnosti po cestě se to povedlo. Nyní ladíme detaily a odstraňujeme chyby, které se u takto velkého projektu objeví prostě vždy. Výsledkem je ale spokojená Alma a odhodlání pokračovat ve sjednocování procesů i v dalších dcerách, a tak na podzim 2023 startujeme stejný projekt také na Slovensku. A další země nás možná čekají…    

Předpoklady úspěchu aneb bez čeho se neobejdeme 

Komunikace je základ. Angličtina nebyla rodným jazykem nikoho z týmu a finanční termíny mají v některých případech v každé zemi odlišný význam. Proto jsme často sloužili jako “překladatelé”, vysvětlovali jsme potřeby LMC a dopady navrhovaných řešení.

Rozhovory nejsou zbytečné. Díky desítkám empatiím a důkladnému zmapování stávajícího stavu jsme zjistili, co funguje a co by se mělo změnit, a mohli tak navrhnout nejlepší možnou implementaci finské šablony.

Velký projekt je hlavně příležitostí. Digitalizace a zjednodušení dalších více či méně souvisejících procesů mohou zlepšit život ve firmě a přinést nečekané výsledky, byť se s nimi na začátku projektu nepočítalo.